In questo blogpost affrontiamo un argomento molto tecnico: parliamo di Access e SharePoint, due strumenti di Microsoft, e di come possono essere usati insieme.
Partiamo dalle basi, cos’è Access e cos’è Sharepoint?
Microsoft Access è un software di gestione di database che consente di creare applicazioni personalizzate, di automatizzare i processi aziendali e creare moduli e report.
SharePoint è la piattaforma di collaborazione sviluppata da Microsoft e presente nella suite 365 che offre una soluzione completa per migliorare la produttività e la comunicazione all’interno delle aziende. SharePoint infatti consente alle organizzazioni di creare siti web per la condivisione di informazioni, la gestione di documenti e la collaborazione su progetti.
Hai un vecchio database Access, ma vorresti sfruttare i vantaggi di Sharepoint? Tranquillo, non devi per forza abbandonare il tuo programma!
In questo esempio pratico, ti mostriamo infatti come i due tools possano essere utilizzati insieme.
Un nostro cliente da diversi anni utilizzava un database in ambiente Access per tenere traccia di tutte le informazioni necessarie alla gestione della taratura degli strumenti di misura.
Tuttavia, quando si trattava di condividere informazioni cruciali tra i vari membri del team, la gestione locale dei dati presentava numerose limitazioni. Bastava che un utente creasse infatti una copia del database affinché i dati dei due programmi non fossero più sincronizzati.
Inoltre, l’accesso al dato era possibile solo dai dispositivi sui quali era installato Access, e questo rappresentava un ulteriore grande limite nella consultazione delle informazioni.
Per superare queste difficoltà, abbiamo quindi sviluppato un sito SharePoint dedicato che ospita una lista completa degli Strumenti di Misura presenti nel database Access, insieme alle relative tarature.
Questo sito non solo facilita l’accesso alle informazioni, ma garantisce anche che tutti i dati siano sempre aggiornati e facilmente consultabili da qualsiasi dispositivo.
L’aggiornamento dei dati avviene in modo simultaneo sia in Access che in SharePoint.
Ad esempio, se uno strumento di misura ha una taratura scaduta, la scheda corrispondente nel database Access diventa rossa, segnalando la necessità di un intervento.
Nella pagina del sito SharePoint dedicata agli Strumenti di Misura, possiamo vedere lo strumento con la data di scadenza evidenziata in rosso e le ultime tarature elencate a destra della schermata.
Questo permette a tutti gli utenti di avere una visione chiara e immediata dello stato degli strumenti.
Quando viene inserita una nuova taratura per uno strumento nel database Access, la data di scadenza si aggiorna automaticamente sia nel database che nel sito SharePoint.
Questo processo automatizzato elimina la necessità di aggiornamenti manuali e riduce il rischio di errori.
Quali sono i numerosi vantaggi nell’avere i dati aziendali su SharePoint?
- Accessibilità Globale: I dati sono accessibili ovunque e in qualsiasi momento, facilitando il lavoro remoto e la collaborazione tra team distribuiti.
- Condivisione Semplificata: SharePoint permette una facile condivisione delle informazioni tra i membri del team, migliorando la comunicazione e la collaborazione.
- Sicurezza Avanzata: Offre robusti controlli di sicurezza e gestione dei permessi, proteggendo i dati sensibili e garantendo che solo le persone autorizzate possano accedere alle informazioni.
- Integrazione con Microsoft 365: Si integra perfettamente con altre applicazioni Microsoft, come Office 365, Teams e OneDrive, migliorando l’efficienza operativa e la produttività.
- Automazione dei Processi: Consente l’automazione dei flussi di lavoro, riducendo il lavoro manuale, minimizzando gli errori e accelerando i processi aziendali.
- Versionamento e Tracciabilità: Mantiene traccia delle modifiche ai documenti, permettendo di recuperare versioni precedenti e di monitorare chi ha fatto cosa e quando.
In conclusione, SharePoint è una piattaforma potente e versatile che può trasformare il modo in cui le aziende gestiscono le informazioni e collaborano.
Se però nella tua azienda stai utilizzando dei database Access, non preoccuparti! Sharepoint e Access possono co-esistere, con un upgrade potrai continuare a gestire le tue informazioni tramite database e contemporaneamente godere di tutti i vantaggi di Sharepoint.
Vuoi saperne di più? Scrivici, ci farà piacere confrontarci con te. 😊
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