“L’esperienza è il nome che diamo ai nostri errori”.
Oscar Wilde
Se anche tu pensi che sia importante condividere quello che abbiamo imparato dai nostri errori allora ti piacerà il lesson learned database.
Il lessons learned database è una tecnica di problem solving molto potente ed anche rapida da imparare.
In pratica, possiamo definirla come la raccolta delle lezioni che abbiamo imparato da quello che è andato storto in passato.
Da chi può essere usato? Praticamente da tutti, In quasi ogni ufficio e reparto.
Ad esempio, se cerchi in Google “Lessons learned database” troverai molto probabilmente come risultati la NASA che ha creato un sito ad hoc.
Magari potrai pensare che sia uno strumento specifico per realtà molto complesse e di grandi dimensioni, in verità è utilizzabile con successo anche in realtà molto più piccole.
Un esempio? Ti propongo una nota autobiografica.
Come saprai, il team qualydea® oltre che di formazione e consulenza organizzativa si occupa anche di software.
Quando ho imparato il Lessons learned database diversi anni fa, l’ho subito condiviso con le mie colleghe e da subito lo abbiamo applicato iniziando a registrare le modalità operative attraverso cui abbiamo risolto alcuni problemi che ci sono parsi critici.
Questo database è stato utilissimo negli anni successivi quando sono entrate nel team delle nuove persone che, anche grazie a queste informazioni, sono riuscite ad aiutare i clienti durante le attività di assistenza tecnica pur non avendo lo stesso livello di conoscenza ed esperienza di chi ha risolto il problema con fatica la prima volta.
Usata bene, questa tecnica può davvero aumentare le performance delle persone coinvolte migliorando la loro capacità di essere risolutive. Bello, vero? 😊
La bella notizia è che puoi applicarlo anche tu nel tuo reparto o ufficio.
Peraltro, basta acquistare un qualsiasi elettrodomestico e consultare il suo manuale delle istruzioni: di solito c’è una sezione con le domande più tipiche ed alcune soluzioni pronte per l’uso richiamando lo spirito di questa tecnica.
La domanda che ti starai ponendo è: “ma come posso introdurre facilmente nella mia azienda il lessons learned database?”
Puoi partire da una tabella con 4 colonne:
- Data in cui inserisci la data in cui si è verificato l’evento
- Problema che sarà il secondo campo. Qui descrivi cosa è successo,
- nella terza colonna inserirai la causa che ha originato il problema,
- nella quarta ed ultima colonna inserirai la soluzione.
Naturalmente questo è solo un esempio, potrai aggiungere anche altre colonne utili, potrai inserire il reparto o ufficio ad esempio per poi fare dei filtri.
Queste 4 colonne sono la base per iniziare, puoi farlo davvero subito.
Se poi in azienda hai un abbonamento a Microsoft 365, SharePoint è un ottimo strumento che puoi utilizzare per condividere le informazioni del lessons learned database.
Infatti, i dati vengono resi disponibili su un sito dedicato e permettono di essere consultabili senza dover installare alcun ulteriore software, da qualsiasi dispositivo e nella massima sicurezza dato che utenti non autorizzati non potranno accedere.
Ti voglio mostrare un esempio, sulla falsariga di una soluzione che abbiamo progettato per un nostro cliente e che contiene dati di esempio.
Questa è la schermata di riepilogo che riporta le varie lezioni apprese negli anni, si tratta a tutti gli effetti di un sito web dedicato che può essere personalizzabile quasi completamente.
Chiudo con una nota: considera il lessons learned database un investimento da cui si rientra dopo un po’.
Il suo valore aumenta via via che viene compilato e quindi serve del tempo: occorre che accadano i problemi, che si risolvano e che vengano scritti per tenerne traccia.
Ci sarà un primo periodo durante il quale ti sembrerà che il sistema serva a poco, poi inizierà ad essere utile e probabilmente lo sarà non per chi lo ha compilato ed arricchito in passato ma molto probabilmente per chi in azienda ha una esperienza minore.
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Buon problem solving!
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