Purtroppo in diverse aziende le riunioni sono poco efficaci, coinvolgono tante persone e non sono organizzate. Se ci pensi, riunioni improduttive hanno un elevato impatto anche economico, proprio per questo vogliamo condividere con te in questo articolo i 4 tipi principali di riunioni e qualche trucco per renderle più efficienti. (1) La riunione INFORMATIVA

L’informativa è quel tipo di riunione in cui una persona aggiorna le altre persone su un nuovo progetto o su uno stato di avanzamento.

In solito questo tipo di meeting è abbastanza facile da gestire perché l’obiettivo e la dinamica sono piuttosto netti, in estrema sintesi qualcuno parla e gli altri ascoltano ponendo eventuali domande alla.

Come possiamo rendere più efficiente una riunione informativa?

Se riusciamo ad anticipare ai partecipanti il materiale che verrà presentato probabilmente potranno partecipare con maggiore consapevolezza, si ridurrà il numero di domande per questioni non capite bene durante la presentazione e probabilmente la riunione durerà meno.

Questo tipo di riunione di fatto è una sorta di public speaking, quindi ti consigliamo due regole base:

  • struttura la tua presentazione in modo che sia la più chiara, breve e semplice possibile;
  • usa frasi semplici possibilmente all’indicativo presente evitando le negazioni che sono di solito meno immediate per il nostro cervello.
  (2) La riunione CONSULTIVA

La consultiva è quella riunione nella quale ci si incontra per scambiarsi idee ed aggiornarsi su un argomento specifico.

In questo caso non c’è uno speaker e nemmeno si prevede di prendere delle decisioni; il focus è del meeting la raccolta di pareri, la valutazione di situazioni complesse, il confronto di specifiche competenze, oppure l’elaborazione di possibili scenari alternativi.

Ad esempio, abbiamo appena ricevuto un reclamo molto ostico da parte del nostro cliente e dobbiamo incontrarci per allinearci.

Di solito, questo tipo di riunione è molto difficile da gestire ed è alto il rischio che i tempi non siano rispettati, che si discuta senza ordine o senza conclusioni condivise o anche che mentre una persona sta parlando altre parlino fra loro.

In queste riunioni serve una buona leadership e quindi persona che ne sia il facilitatore e intervenga per mantenere un clima di ascolto e di rispetto dell’agenda e degli orari.

Altra cosa fondamentale, proprio per la natura esplosiva ed il rischio di caos, è utile ridurre il più possibile il numero di partecipanti.

 

(3) La riunione DECISIONALE

Quella decisionale è una riunione il cui obiettivo consiste nel prendere una decisione.

La riunione decisionale funziona in modo efficiente con un numero basso di partecipanti, con anticipo della documentazione necessaria per la decisione ed un lavoro puntuale di preparazione da parte di tutti i partecipanti.

Facciamo un esempio: immagina di essere un’azienda che deve decidere se rifare o meno il sito web e scegliere anche il preventivo della web agency se la decisione è favorevole al rifacimento.

La riunione potrà essere efficiente se le persone invitate hanno ricevuto (e studiato) la documentazione necessaria per decidere.

Supponiamo che i preventivi non sono stati condivisi, è molto probabile che la loro analisi avverrà durante la riunione allungandone i tempi in modo improduttivo.

(4) La riunione CREATIVA

Il quarto tipo di riunione è quella creativa che in molte aziende viene affrontata usando la tecnica del brainstorming (che in inglese significa letteralmente Tempesta di cervelli).

Il brainstorming è stato inventato da Alex Osborne, dirigente aziendale che si occupava di pubblicità, e prevede che i partecipanti si riuniscano in una stanza con una persona (il facilitatore) che introduce l’argomento e scrive sulla lavagna le idee che  le persone a ruota libera esprimono.

Le regole prevedono che non ci sia alcun giudizio su quanto viene detto, ogni singola idea viene scritta alla lavagna ed alla fine si tirano le somme.

Il brainstorming nel tempo ha ricevuto sempre più critiche e ci sono diverse evidenze scientifiche che dimostrano la scarsa efficacia del brainstorming condotto in team nel modo classico.

Peraltro, in modo empirico, tutti noi abbiamo sperimentato di aver avuto più volte buone idee durante i nostri momenti di solitudine.

Possiamo quindi rendere il brainstorming più efficace se viene condotto per step, prima da soli e poi in gruppi sempre più grandi. In questo modo le idee di partenza si contaminano in modo sempre più condiviso e naturale facendo leva sul fatto che i momenti di maggiore creatività di ciascuno di noi avvengono quando siamo da sol*. Vuoi saperne di più? Vuoi approfondire come rendere le riunioni utili e produttive? La bella notizia è che possiamo aiutarti! Se ami leggere, ti segnaliamo SMILING MEETING, il primo libro pubblicato da Massimiliano e che puoi acquistare su Amazon da questo link. Se ami imparare online, ti segnaliamo invece MEETING 7x, il corso in cui Massimiliano ti spiega in un’ora circa il metodo che potrai seguire passo a passo. Trovi il corso su Udemy, accedendo da qui potrai acquistarlo con un prezzo speciale. Buoni meeting!😀  
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